Правила погодження та затвердження фінансових документів

Харківська правозахисна група

ЗАТВЕРДЖЕНО:

28 січня 2012 року

Директор

____________________

Є.Ю. Захаров

Метою цього Положення є встановлення правил та процедур погодження та санкціонування всіх фінансових платежів та витрат, запобігання нецільовому використанню коштів. Дане Положення є частиною антикорупційної політики ХПГ та додатком до документу «Фінансові політики та процедури».

1. Право підпису

Виняткове право підпису на всіх фінансових документах згідно зі Статутом належить Директорові.

Директор має право укладати від імені ГРУПИ без довіреності будь-які договори, угоди, контракти, сума яких не перевищує 1 000 000 (один мільйон) гривень.

Директор має право укладати від імені ГРУПИ угоди, сума яких перевищує 1 000 000 (один мільйон гривень) виключно за згодою Ради ГРУПИ, яка затверджується рішенням Ради на її засіданні.

2. Процедура погодження та затвердження перерахування коштів

Оплата товарів та послуг згідно із договорами та рахунками має бути погоджена економістом, затверджена Директором і здійснена головним бухгалтером. Для цього застосовується наступна процедура:

1. Для погодження договору або рахунку на оплату товарів, послуг, або авансового звіту економіст ставить штамп, на якому зазначає номер проекту та відповідну видаткам бюджетну статтю проекту.
2. Директор затверджує своїм підписом дозвіл на перерахування коштів.
3. Рахунок подається на оплату головному бухгалтеру, проведення оплати також підтверджується підписом головного бухгалтера.

Форма штампа надана нижче.

2.1.Процедура погодження та затвердження перерахування коштів за товари або послуги за рахунками (рахунками-фактурами).

Співробітник, який ініціює платіж, в особі керівника проекту або завідуючого структурним підрозділом надає до фінансового відділу рахунок (рахунок-фактуру) на оплату. Економіст погоджує його із статтями бюджету відповідного гранту. Директор підписує його, таким чином затверджуючи згоду на оплату. В дводенний термін головний бухгалтер отримує завізований рахунок (рахунок-фактуру) та проводить його оплату за допомогою системи «Клієнт-банк». Факт проведення оплати головний бухгалтер підтверджує своїм підписом.

2.2. Процедура погодження та затвердження перерахування коштів за послуги згідно з договорами

Економіст відповідно до бюджетів проектів та згідно з планами виконання проектів у співпраці з керівником проекту готує договори на надання послуг виконавцями. В нумерації договору, а також в тексті обов’язково має бути посилання на відповідну грантову угоду.

Договори та акти виконаних робіт, підписані виконавцями, подаються на підпис Директору. В дводенний термін головний бухгалтер проводить оплату підписаних Директором договорів та актів за допомогою системи «Клієнт-банк». Факт проведення оплати головний бухгалтер підтверджує своїм підписом.

2.3.Процедура погодження та затвердження отримання готівкових коштів із банку.

Готівкові кошти отримуються із банківської установи на підставі заповненої чекової книжки. Головний бухгалтер розраховує необхідну суму готівкових коштів (це переважно відшкодування за відрядження або, у виняткових випадках, господарських та офісних витрат), заповнює чек та надає його Директорові на затвердження. Готівкові кошти приходуються в касу та видаються працівникам, що понесли витрати, в той же робочий день.

Директор проводить політику на зменшення обігу готівкових коштів у фінансових справах ХПГ.

2.4.Процедура погодження та затвердження нарахування зарплати.

Розмір заробітної платні працівника визначається наказом, який готується головним бухгалтером на підставі розробленого бюджетування та табелів обліку робочого часу за місяць і затверджується Директором. Головний бухгалтер перераховує зарплату на банківські картки працівників відповідно до відомостей нарахування та виплат заробітної плати тільки після затвердження її Директором.

2.5.Процедура погодження та затвердження отримання готівкових коштів за авансовими звітами.

Аванси видаються на проведення заходів, поїздки, придбання товарів (послуг).

Працівник протягом трьох робочих днів подає головному бухгалтеру фінансовий звіт. Головний бухгалтер приймає звіт за своїм підписом або повертає звіт працівнику, якщо він не заповнений належним чином. Після затвердження фінансового звіту Директором головний бухгалтер видає готівкові кошти відповідно до затвердженого Директором видаткового касового ордеру.